Já imaginou fechar um negócio enquanto espera na fila do supermercado ou confirmar um contrato durante uma viagem? No mundo acelerado de hoje, a agilidade é tudo. Que tal saber como fazer assinatura eletrônica pelo celular, de forma segura e dentro das normas legais?
Este guia completo descomplica o processo, passo a passo, e mostra como essa pequena mudança pode revolucionar a sua vida profissional e pessoal. Continue lendo e não fique para trás na era digital!
O que é assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica constitui um mecanismo eficaz e seguro para captar o consentimento ou validação de um indivíduo em relação a um documento ou transação, utilizando plataformas digitais para tal fim. Ela serve como alternativa moderna à firma convencional feita à mão, conhecida como assinatura manuscrita, no ambiente digital.
Neste contexto, vale salientar que a implementação dessa forma de assinatura não se limita apenas a contratos ou documentos textuais. Ela também pode ser utilizada em outros meios eletrônicos, valendo-se de tecnologias como tokens, biometria e até reconhecimento facial para atestar a identidade do signatário.
Quais são as categorias da assinatura eletrônica?
Dentro da legislação brasileira, particularmente a lei número 14.063, é possível classificar essa modalidade de assinatura em três diferentes categorias.
Assinatura simples
Este tipo possibilita a identificação do signatário através de informações pessoais anexadas no formato digital. Serve para operações menos complexas e que requerem menor nível de segurança.
Assinatura avançada
Este formato faz uso de certificados digitais ou outras tecnologias para não apenas confirmar a identidade, mas também garantir a integridade dos dados do indivíduo que está efetuando a assinatura.
Assinatura qualificada
A forma mais segura entre as três, a assinatura qualificada requer um certificado digital emitido pelo ICP-Brasil, a principal autoridade em infraestrutura de chaves públicas no Brasil. Essa categoria é frequentemente exigida em transações que demandam elevados níveis de autenticidade e confiança.
Aplicabilidades variadas
A versatilidade da assinatura eletrônica a torna uma ferramenta útil para uma vasta gama de aplicações. Se você tem ou trabalha para uma empresa que busca formalizar a aquisição de novos clientes, essa pode ser a solução ideal para ratificar deveres e responsabilidades de ambas as partes de forma clara e objetiva. Na mesma linha, ela é altamente eficaz para formalizar contratos com fornecedores, assegurando que acordos não fiquem limitados ao âmbito verbal.
Além disso, na esfera do recrutamento de talentos, especialmente em regimes de teletrabalho que envolvem colaboradores situados em diferentes localidades geográficas, essa modalidade de assinatura surge como uma opção prática e segura.
Da mesma forma, ela pode ser empregada na renovação e adição de cláusulas contratuais, garantindo que quaisquer mudanças sejam devidamente documentadas e acordadas.
Como fazer assinatura eletrônica pelo celular: passo a passo
Chegamos ao cerne da questão: o procedimento prático para realizar uma assinatura eletrônica por intermédio do seu aparelho móvel. Usaremos a ZapSign como plataforma de referência neste tutorial.
1. Registro na plataforma
Para dar início ao processo, é imprescindível criar uma conta na plataforma escolhida. A ZapSign, por exemplo, oferece diversas opções de planos:
- Plano Profissional: adequado para empresas menores, permite a assinatura de até 20 documentos mensais e inclui até 6 usuários, o custo inicia em R$ 29 mensais;
- Plano Completo: ideal para organizações com alta demanda documental, oferece assinaturas ilimitadas e até 11 usuários por R$ 65 mensais;
Se não souber qual é o mais apropriado, pode optar pelo Plano Essencial, que permite o envio de até 5 documentos mensalmente de forma gratuita.
Para isso, basta iniciar o processo tocando em “Testar grátis” na página inicial para chegar à tela seguinte em que você deverá inserir seu e-mail e criar uma senha com pelo menos 6 caracteres. Complete o registro tocando em “Criar Conta”.
2. Upload do documento
Em seguida, você precisará enviar o documento desejado para a plataforma. Certifique-se de que o arquivo esteja no formato PDF. Se o documento estiver em outro formato, como .doc, você pode utilizar aplicativos específicos para convertê-lo.
No painel da ZapSign, toque no símbolo de “+” para carregar o arquivo.
Uma vez feito isso, você será direcionado a uma tela onde deverá selecionar o arquivo PDF armazenado em seu aparelho móvel.
3. Especifique os signatários
Após o carregamento bem-sucedido do documento, o próximo passo é indicar quem serão os signatários.
A plataforma oferece uma funcionalidade chamada “Autenticação Avançada”, que permite adicionar informações adicionais, como e-mail, número de telefone, cargo, selfie e até mesmo uma foto de um documento de identidade.
Você também terá a opção de posicionar a assinatura dentro do documento. Caso não queira utilizar essa função, basta prosseguir tocando em “Continuar sem posicionar”.
4. Envie o link para assinatura
Agora, você terá tudo pronto para coletar as assinaturas. A ZapSign oferece três métodos:
- copiar o link: você pode copiar o link do documento e compartilhá-lo através de qualquer canal de mensagens;
- via WhatsApp: um ícone específico permite que você envie o documento diretamente pelo aplicativo de mensagens;
- solicitação da ZapSign: tocando em “Desejo que a ZapSign envie os links de assinatura aos signatários”, você pode inserir o e-mail dos signatários e uma mensagem personalizada.
5. Colete as assinaturas dos signatários
Quando o destinatário receber e abrir o documento, ele verá um botão para assinar. Ao tocá-lo, deverá inserir seu nome completo, e-mail e telefone de contato.
Posteriormente, a plataforma oferece uma opção fascinante: a possibilidade de assinar com o dedo, semelhante ao método tradicional com caneta.
Depois dessas etapas, o processo estará concluído! Tanto você quanto os signatários receberão um e-mail de confirmação.
Quais são as vantagens de fazer assinatura eletrônica pelo celular?
Vamos explorar diversos benefícios em múltiplas dimensões, como economia de recursos, otimização administrativa, agilidade, cobertura territorial, segurança aprimorada e simplificação burocrática.
Economia de recursos
O primeiro ponto a ser considerado é a significativa redução de despesas. Quando falamos de assinaturas tradicionais em papel, é inevitável mencionar gastos com materiais de escritório, como papel e cartuchos de impressora.
Esses insumos podem parecer insignificantes, mas quando consideramos a quantidade de transações que uma empresa realiza ao longo de um mês, esses custos se acumulam.
A economia vai além da eliminação da necessidade de materiais tangíveis. Evitam-se também despesas de envio, que seriam incorridas caso fosse necessário transportar documentos físicos entre cidades ou mesmo países. Por meio do smartphone, é possível enviar e assinar documentos instantaneamente, eliminando a necessidade de serviços postais ou de courier.
Eficiência administrativa
A organização eficaz de documentos é outra vertente onde a assinatura eletrônica pelo celular se destaca. Quando uma empresa depende de arquivos físicos, precisa reservar espaço para armazená-los.
Isso pode variar desde um simples armário até uma sala inteira, dependendo do volume de papelada. Localizar um documento específico nesse mar de papéis também pode ser uma tarefa demorada, comprometendo a eficiência do trabalho.
Em contrapartida, a utilização de assinaturas eletrônicas permite que todos os documentos sejam armazenados em plataformas digitais. Isso facilita a busca e recuperação de arquivos de forma quase instantânea, otimizando a administração dos mesmos.
Além disso, a assinatura por meio de dispositivos móveis permite a integração com outras ferramentas de gestão empresarial, proporcionando um ecossistema de trabalho coeso e eficiente.
Agilidade na tomada de decisões
O aspecto da velocidade já foi citado, mas merece um aprofundamento. A agilidade proporcionada pela possibilidade de assinar documentos via smartphone não se limita apenas ao ato da assinatura em si.
Ela afeta positivamente toda a cadeia de decisões e operações da empresa. Em um mundo onde a agilidade pode ser um fator crítico de sucesso, a capacidade de finalizar acordos e contratos em tempo real não deve ser subestimada.
Alcance ampliado
Vivemos em uma era onde a mobilidade é uma característica intrínseca das atividades profissionais. O escritório não é mais o único lugar onde as decisões são tomadas. É aqui que a possibilidade de assinar documentos eletronicamente pelo celular se torna ainda mais relevante.
Imagine poder fechar um negócio enquanto está em um voo para outra cidade, ou confirmar um contrato enquanto espera na fila do supermercado. A comodidade oferecida por essa tecnologia expande significativamente o alcance das suas operações.
Segurança fortalecida
O tópico da segurança é particularmente vital em qualquer transação que envolve informações sensíveis. Contratos e acordos legais precisam de um alto grau de segurança para garantir que ambas as partes estejam protegidas.
O uso de assinaturas eletrônicas não é apenas uma forma conveniente de firmar acordos, mas também uma prática segura que oferece proteção jurídica. Isso não apenas fortalece o nível de confiança entre as partes, mas também serve como um mecanismo eficaz contra fraudes.
Menor complexidade burocrática
Por último, a assinatura eletrônica pelo celular reduz a complexidade burocrática associada às transações convencionais. A obtenção de reconhecimento de firma em cartório, por exemplo, é um processo que exige tempo e esforço.
Ao optar pela assinatura eletrônica, esse procedimento é simplificado para um toque na tela do celular, tornando todo o ciclo de assinatura mais eficiente e menos sujeito a entraves burocráticos.
Você terá todos esses benefícios agora que já sabe como fazer assinatura eletrônica pelo celular, conforme apresentamos ao longo deste artigo.
Por mais que muitas empresas estejam adotando-as, algumas ainda têm dúvidas sobre a validade jurídica desse tipo de firma. Se também for o seu caso, então continue conosco e baixe neste link o material gratuito que produzimos sobre o assunto!
